4D V20 R4 führt eine interessante Funktion in 4D Write Pro ein: Sie können jetzt elektronische Rechnungen erstellen. Aber was genau verstehen wir unter elektronischen Rechnungen?

Eine elektronische Rechnung (oder E-Invoice) wird elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und aufbewahrt und ermöglicht eine effizientere und umweltfreundlichere Verwaltung von Geschäftsvorgängen.

Sie bieten zwar viele Vorteile, haben aber auch ihre eigenen Einschränkungen, insbesondere was die Komplexität des Erstellungsprozesses betrifft. Mit 4D Write Pro haben wir jedoch festgestellt, dass diese Komplexität viel leichter zu bewältigen ist, als wir zunächst dachten!

HDI: Elektronische Rechnungserstellung

Warum elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen können in verschiedenen digitalen Formaten vorliegen, z. B. im PDF-Format (das wir verwenden werden), und können über Online-Portale, CRMs usw. übermittelt werden. Ihre Verarbeitung kann automatisiert werden, was den Verwaltungsaufwand, das Fehlerrisiko, die Notwendigkeit des Druckens, die physische Aufbewahrung, die Umweltauswirkungen usw. verringert.
Es wird auch als intelligentes oder hybrides Format bezeichnet, da es sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen werden kann.
Es ist auch ein Format, das in den kommenden Monaten oder Jahren in allen Ländern der Welt (Factur-x in Europa) obligatorisch und unverzichtbar werden wird, insbesondere für alle behördlichen Angelegenheiten.

4D Write Pro und das Factur-X/ZUGFeRD Format

Mit 4D Write Pro können Sie bereits Dateien im PDF-Format und seit 4D V20 R3 auch in den Formaten PDF/A2 und PDF/A3 erstellen. Für elektronische Rechnungen wird das PDF/A3 Format verwendet, da es die Einbindung externer Dateien ermöglicht. Im Falle einer elektronischen Rechnung wird nur eine externe Datei benötigt, eine XML-Datei. Diese Datei muss die erste sein, wenn viele Dateien integriert werden.

Zusammenfassend können wir sagen, dass PDF/A3 + XML = Factur-X (in Frankreich) / ZUGFeRD (in Deutschland) in einem einzigen Schritt von 4D Write Pro erledigt wird!

Welcher Inhalt für XML?

Die Factur-X/ZUGFeRD XML Datei enthält strukturierte Informationen über die Rechnung, wie z.B. Verkäufer- und Käuferangaben, Rechnungszeilen, Beträge, Steuern, etc.
Europäische Standardvorlagen wie MINIMUM, BASICWL, EN 16931, BASIC und EXTENDED sind die gängigsten.
Es können auch „benutzerdefinierte“ Formate verwendet werden, aber ihre Validierung (wir werden darauf zurückkommen) wird weniger offensichtlich sein und ihre Verwendung ist eingeschränkt.

Vollständige Informationen über diese Formate finden Sie auf der Website fnfe-mpe.org: https://fnfe-mpe.org/factur-x/factur-x_en/

Wie erzeuge ich ein Factur-x/ZUGFeRD?

Wir dürfen nicht vergessen, dass eine elektronische Rechnung in erster Linie eine PDF-Datei ist, in die neue Informationen eingefügt wurden. Für den PDF-Export sind zu den bestehenden Attributen zwei neue hinzugekommen.

Beginnen wir mit „facturx“.

Dieses Attribut, facturX, ist ein Objekt, das nur zwei optionale Attribute enthält.
Das bedeutet, dass das bloße Vorhandensein dieses Objekts, auch wenn es leer ist, ausreicht, um ein gültiges Factur-X/ZUGFeRD-Dokument zu erzeugen.

$options:={}
$options.facturX:={}
$options.facturX.profile:="BASIC" // optional (when passed, it must match the first file XML content)
$options.facturX.version:="1.0" // default value

Dann kommen „Dateien“

In einem PDF/A3-Dokument können viele Dateien enthalten sein. Deshalb ist das Attribut files eine Sammlung von Objekten, die jeweils die einzubeziehende Datei beschreiben.

Sie haben Attribute, die sich je nach Funktion der Datei unterscheiden. Im Falle einer elektronischen Rechnung (zur Erinnerung: erste Datei in der Liste) sind die meisten Attribute fakultativ, mit Ausnahme des XML-Inhalts, der entweder über ein data -Attribut (als Text) oder ein file -Attribut (als 4D.File) übermittelt werden kann.

Anmerkungen:
Das XML muss vorgeneriert sein und alle Anforderungen des Standards erfüllen (die HDI-Demo zeigt ein Beispiel für die XML-Erstellung auf der Grundlage des BASIC-Profils ). 4D Write Pro prüft den Inhalt Ihrer XML-Datei nicht. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre XML-Datei validieren, bevor Sie sie in die Factur-X / ZUGFeRD e-Rechnung einfügen.

$xmlFile:={} // creates the first file object
$xmlFile.name:="factur-x.xml"  // default value
$xmlFile.description:="Factur-X/ZUGFeRD Invoice"  // default value
$xmlFile.mimeType:="text/xml"  // default value
$xmlFile.data:=$xmlText  // MUST be valid, NOT checked by 4D
$xmlFile.relationship:="Data" // default value

$options.files:=[$file]  // more files could be added, the first one always is for facturX/ZUGFeDR

oder (Variante, anstelle von $xmlFile.data)

$xmlFile.file:=$xmlFile // actual file on disk that must be a valid xml file

Online-Validierung

Wie bereits erwähnt, validiert 4D Write Pro den Inhalt nicht. Es wird nur die Struktur geprüft. Es gibt jedoch Online-Validierer, wie zugferd-community (https://www.zugferd-community.net/de/dashboard/validation), veraPDF(https://demo.verapdf.org) und fnfe-mpe.org (https://services.fnfe-mpe.org/account/home) zu sein. Der erste und der letzte haben den doppelten Vorteil, dass sie sowohl das XML selbst als auch eine vollständige Rechnung validieren können (siehe HDI für ein vollständiges Beispiel).

Schlussfolgerung

Diese neue Funktionalität entspricht dem wachsenden Bedürfnis nach Modernität und erfüllt die rechtlichen und administrativen Anforderungen.

Die Erstellung elektronischer Rechnungen in Serie wird dank generischer Vorlagen und Methoden zur Erzeugung korrekt formatierter XML-Daten einfach sein.

Das Schwierigste dürfte die Wahl zwischen den verschiedenen möglichen Profilen sein, aber diese Wahl wird oft von der Nutzung diktiert.

Teilen Sie uns Ihr Feedback und Ihre Gedanken zu dieser neuen Funktion in den 4D Foren mit.