4D V20 R4 přináší zajímavou funkci 4D Write Pro – nyní umožňuje vytvářet elektronické faktury. Co přesně ale myslíme elektronickými fakturami?

Elektronická faktura (neboli e-faktura) se vytváří, přenáší, přijímá a ukládá elektronicky, což umožňuje efektivnější a ekologičtější správu obchodních transakcí.

Přestože nabízejí mnoho výhod, mají také svá specifická omezení, zejména pokud jde o složitost procesu generování. S aplikací 4D Write Pro jsme si však uvědomili, že zvládnutí této složitosti je mnohem zvládnutelnější, než se původně zdálo!

HDI: Elektronické generování faktur

Proč elektronické faktury?

Elektronické faktury mohou mít různé digitální formáty, například PDF (který budeme používat), a mohou být přenášeny prostřednictvím online portálů, CRM apod. Jejich zpracování lze automatizovat, čímž se snižuje čas potřebný pro správu, riziko chyb, potřeba tisku, fyzické skladování, ekologický dopad atd.
Je také znám jako inteligentní nebo hybridní formát, protože jej může číst člověk i počítač.
Je to také formát, který se v příštích měsících či letech stane povinným a nezbytným v zemích po celém světě (Factur-x v Evropě), zejména pro všechny záležitosti týkající se státní správy.

4D Write Pro a formát Factur-X/ZUGFeRD

Aplikace 4D Write Pro již umožňuje vytvářet soubory ve formátu PDF a od verze 4D V20 R3 také ve formátech PDF/A2 a PDF/A3. Pro elektronické faktury se bude používat formát PDF/A3, protože umožňuje integrovat externí soubory. V případě elektronické faktury je zapotřebí pouze jeden externí soubor, a to soubor XML. Tento soubor musí být první, pokud je integrováno mnoho souborů.

Shrneme-li to, můžeme říci, že PDF/A3 + XML = Faktor-X (ve Francii) / ZUGFeRD(v Německu) bude provedeno v jediném kroku pomocí 4D Write Pro!

Jaký obsah pro XML?

Soubor XML Factur-X/ZUGFeRD obsahuje strukturované informace o faktuře, jako jsou údaje o prodávajícím a kupujícím, fakturační řádky, částky, daně atd.
Nejčastěji se používají evropské standardní šablony, jako jsou MINIMUM, BASICWL, EN 16931, BASIC a EXTENDED.
Lze použít i „vlastní“ formáty, ale jejich validace (k tomu se ještě vrátíme) bude méně zřejmá a jejich použití omezené.

Kompletní informace o těchto formátech najdete na webových stránkách fnfe-mpe.org: https://fnfe-mpe.org/factur-x/factur-x_en/.

Jak vygenerovat Factur-x/ZUGFeRD?

Nezapomínejme, že elektronická faktura je v první řadě PDF, do kterého se vkládají nové informace. Pro export do PDF byly ke stávajícím atributům přidány dva nové.

Začněme atributem „facturx“.

Tento atribut, facturX, je objekt, který obsahuje pouze dva volitelné atributy.
To znamená, že pouhá přítomnost tohoto objektu, i když je prázdný, postačí k vygenerování platného dokumentu Faktor-X/ZUGFeRD.

$options:={}
$options.facturX:={}
$options.facturX.profile:="BASIC" // optional (when passed, it must match the first file XML content)
$options.facturX.version:="1.0" // default value

Dále následuje „files“

V dokumentu PDF/A3 může být obsaženo mnoho souborů. Proto je atribut files kolekcí, která bude obsahovat objekty, z nichž každý popisuje soubor, který má být zahrnut.

Budou mít atributy, které se budou lišit podle funkce souboru. V případě elektronické faktury (připomenutí: první soubor v seznamu) je většina atributů nepovinná, samozřejmě s výjimkou obsahu XML, který lze zaslat buď prostřednictvím atributu data (jako text), nebo atributu file (jako 4D.File).

Poznámky:
XML musí být předem vytvořeno a musí splňovat všechny požadavky normy (ukázka HDI ukazuje příklad vytvoření XML na základě profilu BASIC ). Aplikace 4D Write Pro nekontroluje obsah souboru XML, proto před vložením do elektronické faktury Faktor-X / ZUGFeRD zajistěte validaci souboru XML.

$xmlFile:={} // creates the first file object
$xmlFile.name:="factur-x.xml"  // default value
$xmlFile.description:="Factur-X/ZUGFeRD Invoice"  // default value
$xmlFile.mimeType:="text/xml"  // default value
$xmlFile.data:=$xmlText  // MUST be valid, NOT checked by 4D
$xmlFile.relationship:="Data" // default value

$options.files:=[$file]  // more files could be added, the first one always is for facturX/ZUGFeDR

nebo (varianta, místo $xmlFile.data)

$xmlFile.file:=$xmlFile // actual file on disk that must be a valid xml file

Online validace

Jak bylo uvedeno výše, aplikace 4D Write Pro nevaliduje obsah. Kontroluje se pouze struktura. Existují však online validátory. Jako nejspolehlivější se jeví veraPDF(https://demo.verapdf.org) a fnfe-mpe.org (https://services.fnfe-mpe.org/account/home). Druhý z nich má dvojí výhodu: jednak dokáže validovat samotné XML, jednak kompletní fakturu (Úplný příklad viz HDI ).

Závěr

Tato nová funkce reaguje na rostoucí poptávku po modernosti a naplňuje právní a administrativní požadavky.

Generování elektronických faktur v sériích bude jednoduché díky obecným šablonám a metodám pro generování správně formátovaného XML.

Nakonec nejsložitější může být výběr mezi různými možnými profily, ale tuto volbu často diktuje použití.

Podělte se o své názory a připomínky k této nové funkci ve fóru 4D.