Erstellung dynamischer Dokumente mit 4D Write Pro in Qodly Anwendung

In einem professionellen Umfeld, in dem die Verwaltung und Erstellung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung ist, sind leistungsstarke und flexible Werkzeuge unerlässlich. Stellen Sie sich vor, Sie könnten dynamische Dokumentvorlagen direkt von Ihrem Desktop-Client aus entwerfen, Formeln und Daten aus Ihrer Datenbank integrieren und diese Dokumente dann mit einem einzigen Klick über eine intuitive Weboberfläche erstellen. Mit 4D Write Pro und 4D Qodly Pro können Sie genau das tun!

Im Blog dieser Woche zeigen wir Ihnen, wie diese beiden Lösungen einander perfekt ergänzen, um Ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Sie erfahren, wie Sie in 4D Write Pro benutzerdefinierte Vorlagen erstellen können und wie Sie mit 4D Qodly Pro die erforderlichen Daten eingeben, die Dokumentenerstellung auslösen und sogar wählen können, ob sie in der Datenbank gespeichert oder über ein berechnetes Attribut zurückgegeben werden sollen.

Um diesen Prozess zu demonstrieren, werden wir die Anwendung Performance Review verwenden, die zum Download zur Verfügung steht. Bereiten Sie sich darauf vor, die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente erstellen und verwalten, zu verändern und gleichzeitig Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern.

Anwendung „Leistungsüberprüfung

Vorlagen im Desktop Client erstellen

4D Write Pro ist ein leistungsstarkes Textverarbeitungswerkzeug, dessen größte Stärke in der Möglichkeit liegt, Dokumentvorlagen zu erstellen, die mit Ihrer Datenbank verknüpft sind. Mit dieser Funktionalität können Sie automatisch verschiedene Arten von Dokumenten erstellen: Briefe, Verträge, Rechnungen, Kataloge, Spesenabrechnungen und vieles mehr.

In der Anwendung Performance Review werden je nach Abteilung verschiedene Dokumentvorlagen verwendet. Zum Beispiel:

Diese Vorlagen enthalten dynamische Formeln, die direkt mit der Datenbank verknüpft sind und die Erstellung personalisierter Dokumente für jede Abteilung erleichtern.

Ein Formular in der Desktop-Anwendung ermöglicht es Ihnen, diese Vorlagen auf einfache Weise zu erstellen.Um Formeln einfach hinzuzufügen, werden in einer Dropdown-Liste alle für die Vorlage relevanten Formeln vorgeschlagen.

Diese Formeln werden in einer JSON-Datei namens „WPexpression.json“ definiert.

Hier ist ein Auszug:

{
    "expression": [{
            "name": "Nachname",
            "formula": "this.data.review.Employee.Lastname"
        }, {
            "Name": "Vorname",
            "formula": "Diese.Daten.Überprüfung.Mitarbeiter.Vorname"
        }, {
            "name": "MitarbeiterName",
            "formula": "This.data.review.Employee.Firstname+\" \"+Diese.Daten.Überprüfung.Mitarbeiter.Nachname"
        }
    ]
}

Um mehr über 4D Write Pro und ORDA zu erfahren, lesen Sie diesen Blog: ORDA und 4D Write Pro: Das starke Paar!

Um die Erstellung von Tabellen zu vereinfachen, ist der in die 4D Write Pro Interface-Komponente integrierte Tabellenassistent ideal.

Damit er sich nahtlos in unsere Datenbankstruktur einfügt, haben wir Konfigurationsdateien hinzugefügt, die die für die Leistungsüberprüfungsdokumente benötigten Formeln enthalten. Zum Beispiel:

{
    "tableDataSource": "This.data.review.Skills.orderBy(\"Group asc\")",
    "columns": [{
            "check": true,
            "header": "SkillName",
            "source": "This.item.Name"
        }, {
            "check": false,
            "header": "CheckCodeI",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=1; \"X\"; \"\")"
        }, {
            "check": false,
            "header": "CheckCodeP",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=2; \"X\"; \"\")"
        },{
            "check": false,
            "header": "CheckCodeR",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=3; \"X\"; \"\")"
        },{
            "check": false,
            "header": "CheckCodeE",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=4; \"X\"; \"\")"
        },{
            "check": true,
            "header": "ScoreName",
            "source": "This.item.Score.Name"
        },{
            "check": true,
            "header": "ScoreCode",
            "source": "This.item.Score.Code"
        }
    ],
    "breaks": [{
            "label": "SkillGroup",
            "source": "Dieses.Element.Gruppe"
        }
    ],
    "breakFormulas": [{
            "label": "Gruppenname",
            "source": "Dieses.Element.Gruppe"
	}
    ],
    "extraFormeln": [{
            "label": "ScoreSkillName",
            "source": "This.data.review.ScoreSkill.Name"
        },{
            "label": "ScoreSkillCode",
            "source": "Diese.Daten.Überprüfung.ScoreSkill.Code"
        },{
            "label": "CheckSkillScoreCodeI",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=1; \"X\"; \"\")"
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeP",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=2; \"X\"; \"\")"
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeR",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=3; \"X\"; \"\")"
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeE",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=4; \"X\"; \"\")"
        }
    ]
}

Mit diesen Formeln ist es sehr einfach, eine Tabelle mit Fähigkeiten und Ergebnissen zu erstellen.Nachdem Sie die Tabelle angepasst haben, sehen Sie hier das Ergebnis:

Weitere Informationen über die Konfiguration und die Möglichkeiten des Tabellenassistenten finden Sie hier:

• Blog: Ein Assistent zum Erstellen von Tabellen mit Daten
• Training: 4D Write Pro und 4D View Pro treffen auf 4D – die nächste Stufe des Smart Templating

Ausfüllen von Daten im Web Client

Sobald die Vorlage erstellt ist, geben die Benutzer die erforderlichen Daten über eine intuitive Weboberfläche ein. Dank 4D Qodly Pro lässt sich dieser Schritt nahtlos in Ihre Datenbank integrieren, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Informationen mit den in Ihren Vorlagen definierten Feldern übereinstimmen.

Weitere Details zum Einrichten dieser Schnittstellen finden Sie in unseren früheren Blogs unter:

• Erstellen einer interaktiven Datenliste mit 4D Qodly Pro
• Aufbau einer dynamischen Datenverwaltung in der Qodly-Anwendung: Erstellen, Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen

Generierung des endgültigen Dokuments

Das endgültige Dokument wird direkt aus der Weboberfläche generiert. Wenn ein Benutzer auf die entsprechende Schaltfläche klickt, löst das Ereignis „On Click“ die Funktion „selectedReview.generatePDF()“ aus.

 

Nachfolgend der Code, der die Generierung des PDF-Dokuments steuert:

Function generateDocument()->$doc: Object
var $context : Object
var $template : cs.TemplateEntity

// Create context
$context :=This.createContext()

// Load template
$template :=This.Employee.Departement.Template.Template

// Create 4D Write Pro document
$doc:=WP New($template)
WP SET DATA CONTEXT ($doc; $context)
WP COMPUTE FORMULAS ($doc)

return $doc

exposed Function generatePDF ()
var $WPdoc : Object
var $blob : 4D.Blob

// Generate WP document
$WPdoc:=This.generateDocument()

// Convert to PDF
WP EXPORT VARIABLE ($WPdoc; $blob; wk pdf)

// Save in database
This.DocumentPDF:=$blob
This.save()


Erlaubnis

In der Webanwendung haben die Benutzer keinen Zugriff auf die Tabelle „Template“. Die Funktion „Review.generatePDF“ muss jedoch auf diese Daten zugreifen, um das PDF-Dokument zu erzeugen. Um dies zu erreichen, haben wir eine „Beförderung“ für die Funktion eingerichtet.

• Erstellen des „generatePDF“-Privilegs: Auf der Seite „Rolle und Berechtigung“ definieren wir eine neue Berechtigung namens generatePDF.

 

• Erteilen von Leserechten: Wir gewähren Leserechte für die Datenklassen Abteilung und Vorlage. Diese Rechte sind wichtig, um die Write Pro-Vorlage zu finden, die für die Erstellung des Dokuments benötigt wird.
• Heraufstufen der Funktion „Review.generatePDF“: Wir weisen der Funktion „Review.generatePDF“ die Option Promote zu. Wenn die Funktion auf dem Server aufgerufen wird, erwirbt sie automatisch das generatePDF-Recht und kann auf die typischerweise eingeschränkten Daten zugreifen.

 

Dieser Mechanismus stellt sicher, dass nur autorisierte Prozesse ihre Rechte vorübergehend erweitern können, um bestimmte Aufgaben auszuführen, während gleichzeitig eine hohe Sicherheit und Kontrolle über den Datenzugriff gewährleistet ist.

Voilà!

Nächster Schritt

Durch die Kombination von 4D Write Pro und 4D Qodly Pro können Sie die Generierung dynamischer Dokumente automatisieren, indem Sie vordefinierte Vorlagen und Echtzeitdaten zusammenführen. Dieser Ansatz bietet viele Vorteile:

• Automatisierung von Dokumenten: Reduzieren Sie manuelle Aufgaben durch dynamische Vorlagen.
• Optimierung des Arbeitsablaufs: Klare Trennung der Vorlagenerstellung (Desktop-Client) von der Dateneingabe (Web-Client).
• Zeitersparnis und höhere Qualität: Eine praktische Lösung, die die Produktivität und die Qualität der erstellten Dokumente verbessert.

 

Wir laden Sie ein, diesen Ansatz in Ihren Projekten auszuprobieren und die Vorteile der Integration von 4D Write Pro mit 4D Qodly Pro zu entdecken. Teilen Sie uns Ihr Feedback mit oder schauen Sie sich unsere anderen Ressourcen an, um Ihr Wissen zu erweitern.