Vytváření dynamických dokumentů pomocí aplikace 4D Write Pro v aplikaci Qodly

V profesionálním prostředí, kde jsou správa a tvorba dokumentů klíčové, je nezbytné mít výkonné a flexibilní nástroje. Představte si, že můžete navrhovat dynamické šablony dokumentů přímo z klienta Desktop, integrovat vzorce a data z databáze a poté tyto dokumenty generovat jediným kliknutím prostřednictvím intuitivního webového rozhraní. Přesně to vám umožňují aplikace 4D Write Pro a 4D Qodly Pro!

V blogu tohoto týdne se budeme zabývat tím, jak se tato dvě řešení dokonale doplňují, abyste mohli automatizovat a optimalizovat procesy zpracování dokumentů. Dozvíte se, jak ve 4D Write Pro vytvářet vlastní šablony a jak díky 4D Qodly Pro mohou uživatelé webu zadávat potřebná data, spouštět generování dokumentů a dokonce si vybrat, zda je chtějí uložit do databáze nebo vrátit prostřednictvím vypočteného atributu.

Pro demonstraci tohoto postupu použijeme aplikaci Performance Review, která je k dispozici ke stažení. Připravte se na změnu způsobu vytváření a správy dokumentů a zároveň na zjednodušení pracovních postupů a zvýšení efektivity.

Aplikace Performance Review

Vytváření šablon v desktopovém klientovi

4D Write Pro je výkonný nástroj pro zpracování textu, jehož hlavní síla spočívá v možnosti vytvářet šablony dokumentů propojené s vaší databází. Tato funkce umožňuje automaticky vytvářet různé typy dokumentů: dopisy, smlouvy, faktury, katalogy, výkazy výdajů a mnoho dalšího.

V aplikaci Performance Review se používá několik šablon dokumentů v závislosti na příslušném oddělení. Např:

Tyto šablony obsahují dynamické vzorce přímo navázané na databázi, což usnadňuje vytváření personalizovaných dokumentů pro jednotlivá oddělení.

Formulář v aplikaci Desktop umožňuje tyto šablony vytvářet zjednodušeným způsobem.Pro snadné přidání vzorců nabízí rozevírací seznam všechny vzorce relevantní pro danou šablonu.

Tyto vzorce jsou definovány v souboru JSON s názvem „WPexpression.json“.

Zde je výňatek:

{
    "expression": [{
            "name": "Příjmení",
            "formula": "This.data.review.Employee.Lastname"
        }, {
            "name": "Jméno",
            "formula": "This.data.review.Employee.Firstname"
        }, {
            "name": "CollaboratorName",
            "formula": "jméno+\". \"+This.data.review.Employee.Lastname"
        }
    ]
}

Chcete-li se dozvědět více o softwaru 4D Write Pro a ORDA, přečtěte si tento blog: ORDA a 4D Write Pro: Vydejte se na cestu k novému produktu: Silná dvojice!

Pro zjednodušení vytváření tabulek je ideální Průvodce tabulkou integrovaný do komponenty rozhraní 4D Write Pro.

Aby mohl bez problémů pracovat s naší databázovou strukturou, přidali jsme konfigurační soubory obsahující vzorce potřebné pro dokumenty Performance Review. Například

{
    "tableDataSource": "This.data.review.Skills.orderBy(\"Group asc\")",
    "columns": [{
            "check": true,
            "header": "SkillName",
            "source": "This.item.Name"
        }, {
            "check": false,
            "header": "CheckCodeI",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=1; \"X\"; \"\")".
        }, {
            "check": false,
            "header": "CheckCodeP",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=2; \"X\"; \"\")".
        },{
            "check": false,
            "header": "CheckCodeR",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=3; \"X\"; \"\")".
        },{
            "check": false,
            "header": "CheckCodeE",
            "source": "Choose(This.item.ID_Score=4; \"X\"; \"\")".
        },{
            "check": true,
            "header": "ScoreName",
            "source": "This.item.Score.Name"
        },{
            "check": true,
            "header": "ScoreCode",
            "source": "This.item.Score.Code"
        }
    ],
    "breaks": [{
            "label": "SkillGroup",
            "source": "This.item.Group"
        }
    ],
    "breakFormulas": [{
            "label": "Název skupiny",
            "source": "This.item.Group"
	}
    ],
    "extraFormulas": [{
            "label": "ScoreSkillName",
            "source": "This.data.review.ScoreSkill.Name"
        },{
            "label": "ScoreSkillCode",
            "source": "This.data.review.ScoreSkill.Code"
        },{
            "label": "CheckSkillScoreCodeI",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=1; \"X\"; \"\")"
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeP",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=2; \"X\"; \"\")".
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeR",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=3; \"X\"; \"\")".
        }, {
            "label": "CheckSkillScoreCodeE",
            "source": "Choose(This.data.review.ID_ScoreSkill=4; \"X\"; \"\")".
        }
    ]
}

S těmito vzorci je vytvoření tabulky dovedností a skóre velmi jednoduché.Po přizpůsobení tabulky je zde výsledek:

Další informace o konfiguraci a možnostech, které Průvodce tabulkou nabízí, naleznete v části:

• V tomto článku se můžete seznámit s následujícími informacemi: Blog: Průvodce vytvářením tabulek s daty
• Školení: 4D Write Pro a 4D View Pro se setkávají s 4D – další úroveň inteligentního šablonování

Vyplňování dat ve webovém klientovi

Po vytvoření šablony zadávají uživatelé požadovaná data prostřednictvím intuitivního webového rozhraní. Díky aplikaci 4D Qodly Pro se tento krok hladce integruje s vaší databází a zajistí, že zadávané informace odpovídají polím definovaným v šablonách.

Další podrobnosti o nastavení těchto rozhraní naleznete v našich předchozích blozích na téma:

• Vytvoření interaktivního seznamu dat pomocí aplikace 4D Qodly Pro
• Budování dynamické správy dat v aplikaci Qodly: Vytvořit, přidat, upravit a odstranit

Generování konečného dokumentu

Finální dokument se generuje přímo z webového rozhraní. Když uživatel klikne na vyhrazené tlačítko, událost „On Click“ spustí funkci „selectedReview.generatePDF()“.

 

Níže je uveden kód, který řídí generování dokumentu PDF:

Function generateDocument()->$doc: Object
var $context : Object
var $template : cs.TemplateEntity

// Create context
$context :=This.createContext()

// Load template
$template :=This.Employee.Departement.Template.Template

// Create 4D Write Pro document
$doc:=WP New($template)
WP SET DATA CONTEXT ($doc; $context)
WP COMPUTE FORMULAS ($doc)

return $doc

exposed Function generatePDF ()
var $WPdoc : Object
var $blob : 4D.Blob

// Generate WP document
$WPdoc:=This.generateDocument()

// Convert to PDF
WP EXPORT VARIABLE ($WPdoc; $blob; wk pdf)

// Save in database
This .DocumentPDF:=$blob
This .save()


Povolení

Ve webové aplikaci nemají uživatelé přístup k tabulce Template. Funkce „Review.generatePDF“ však potřebuje přístup k těmto datům, aby mohla vygenerovat dokument PDF. Abychom toho dosáhli, nastavíme na funkci „povýšení“.

• Vytvoření oprávnění „generatePDF“ : Na stránce Role a oprávnění definujeme nové oprávnění s názvem generatePDF.

 

• Udělení práv ke čtení: Udělíme oprávnění ke čtení datovým třídám Department a Template. Tato práva jsou nezbytná pro vyhledání šablony Write Pro potřebné k vygenerování dokumentu.
• Povýšení funkce „Review.generatePDF“: Funkci Review.generatePDF přiřadíme možnost Promote. Díky tomuto povýšení získá funkce při volání na serveru automaticky oprávnění generatePDF a bude mít přístup k typicky omezeným datům.

 

Tento mechanismus zajišťuje, že pouze autorizované procesy mohou dočasně rozšířit svá práva k provádění specifických úloh, přičemž je zachována vysoká bezpečnost a kontrola přístupu k datům.

Voilà!

Další krok

Kombinací aplikací 4D Write Pro a 4D Qodly Pro můžete automatizovat generování dynamických dokumentů sloučením předdefinovaných šablon a dat v reálném čase. Tento přístup nabízí mnoho výhod:

• Automatizace dokumentů: Snížení počtu manuálních úkonů díky dynamickým šablonám.
• Optimalizace pracovních postupů: Jasné oddělení tvorby šablon (desktopový klient) od zadávání dat (webový klient).
• Úspora času a vyšší kvalita: Praktické řešení, které zvyšuje produktivitu a kvalitu generovaných dokumentů.

 

Doporučujeme vám vyzkoušet tento přístup ve vašich projektech a objevit výhody integrace aplikace 4D Write Pro s aplikací 4D Qodly Pro. Neváhejte a podělte se v komentářích o své názory nebo se podívejte na naše další zdroje, abyste si dále rozšířili své znalosti.