Das PDF Format ist mittlerweile ein Klassiker und steht schon seit mehreren Versionen für den Export von 4D Write Pro Dokumenten zur Verfügung. Das PDF/A Format ist ab 4D v20 R3 optional beim Export von 4D Write Pro Dokumenten in PDF verfügbar und wird in naher Zukunft weitere Möglichkeiten eröffnen, wie z.B. die elektronische Rechnungsstellung. Doch zuvor wollen wir uns mit PDF/A und seinen Unterschieden (positiv oder negativ) zum herkömmlichen PDF-Format beschäftigen.

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PDF, ein historisches Format

Das PDF-Format wurde in den 90er Jahren entwickelt und hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Dank der Unterstützung von Bildern und Videos, eingebbaren Teilen, automatischen Berechnungen (Summen usw.), Indizierung, Metadaten usw. hat sich das PDF Format heute etabliert. (Siehe Wikipedia für weitere Informationen).

PDF/A, eine Weiterentwicklung von PDF?

Ja und nein. Das PDF/A-Format ist in erster Linie für die Archivierung von Dokumenten gedacht, um deren Zuverlässigkeit und Lesbarkeit über Jahrzehnte hinweg zu gewährleisten. Zu diesem Zweck unterscheiden sie sich von einfachen PDFs durch eine Reihe von Einschränkungen und Beschränkungen. So sind beispielsweise Audio- oder Videoinhalte verboten, alle Schriftarten müssen eingebettet sein, und Verweise auf externe Dokumente sind untersagt.

Das Format selbst gibt es in mehreren Versionen, die alle ISO-genormt sind, um die Möglichkeiten zu erweitern. PDF/A-2 unterstützt zum Beispiel JPEG 2000 und OpenType-Schriften. PDF/A-3 ermöglicht die Einbindung beliebiger externer Dateien wie CSV oder XML, die später für die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden (siehe Wikipedia für weitere Informationen).

Bitte beachten Sie

Aufgrund der oben beschriebenen Einschränkungen sind PDF/A-Dateien im Allgemeinen größer und benötigen etwas mehr Zeit für die Erstellung. Aufgrund der gleichen technischen Einschränkungen können sie auch optisch weniger „identisch“ mit den Originaldokumenten sein. Andererseits bieten sie unterschiedliche und spezifische Verwendungsmöglichkeiten, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.

Sie sehen also, PDF/A ist weder besser noch schlechter als PDF. Es sind zwei ähnliche, aber unterschiedliche Formate. Es ist eine Exportentscheidung, die Sie treffen müssen.

Beachten Sie auch, dass die Dateierweiterung einer PDF/A-Datei .pdf bleibt! Der Unterschied zwischen einer PDF- und einer PDF/A-Datei ist also vielleicht nicht sofort ersichtlich!

PDF/A UND 4D

4D bietet Ihnen die Möglichkeit, 4D Write Pro Dokumente im PDF/A Format zu exportieren, und zwar – wie üblich – entweder über die Schnittstelle oder durch Programmierung. Beide Möglichkeiten sind gleichermaßen einfach, und es können die neuesten Formate (PDF/A-2 oder PDF/A-3) verwendet werden. Abgesehen von der internen Signatur besteht der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Formaten darin, dass PDF/A-3 die Einbindung von externen Dokumenten unterstützt, was in Zukunft sehr nützlich sein wird!

Die Schnittstelle

Der PDF-Exportdialog enthält jetzt eine Option mit zwei Unteroptionen für den Export im PDF/A-Format.

Die Programmierung

Das Exportieren von PDFs im PDF/A-Format ist ebenso einfach. Geben Sie es einfach in den Exportoptionen an.

$options:={}
$options[wk pdfa version]:=wk pdfa3
WP EXPORT DOCUMENT(WParea; $path; wk pdf; $options)

Öffnen und Validieren

Einmal generierte PDF/A-Dateien können mit Anwendungen wie dem Adobe Acrobat Reader geöffnet werden. Letzterer erkennt automatisch das verwendete Format und zeigt einige Details an.

Die erzeugten Dateien können auch online auf offiziellen Websites wie verapdf (https://demo.verapdf.org/) validiert werden.

 

Schlussfolgerung

Mit dieser neuen Option, die ab 4D v20R3 verfügbar ist, können Sie nicht nur den PDF-Archivierungsstandard nutzen, sondern auch in naher Zukunft elektronische Rechnungen erstellen! Bleiben Sie dran!